Como categorizar gastos pessoais e quais categorias usar
Categorizar os gastos serve para ver para onde o dinheiro vai e decidir onde mexer. Costuma bastar uma lista de 10 a 15 categorias claras, usada sempre do mesmo jeito, com um "Outros" pequeno. Transferência entre as suas contas, pagamento de fatura e aporte em investimento ficam fora dela, porque não são gasto.
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Para que serve categorizar
A lista de lançamentos mostra o que aconteceu; as categorias mostram o padrão. E categoria boa é a que ajuda a decidir: se o número dela subir, você sabe o que faria diferente (cozinhar mais, trocar o plano do celular, rever as assinaturas). Se a resposta for "nada", ela pode se juntar a outra.
Se você ainda não registrou um mês inteiro do que entra e sai, comece por aí: veja como organizar as finanças pessoais.
Quantas categorias usar
Um ponto de partida de 10 a 15 categorias de gasto funciona para a maior parte das pessoas.
- Menos de 10 junta coisas que você decidiria de jeitos diferentes: uma categoria "Casa" com aluguel, mercado e delivery não mostra que o delivery dobrou.
- Mais de 15 vira trabalho. Aparecem categorias vizinhas, como "Padaria" e "Lanche", cada lançamento pede uma escolha, e o registro para no segundo mês.
O número exato importa menos que a estabilidade: comparar um mês com o outro só funciona com a mesma lista. No orçamento, as categorias menores podem dividir uma linha só, e por isso o guia de orçamento mensal fala em oito a doze linhas.
Uma lista para começar
| Categoria | O que entra |
|---|---|
| Moradia | aluguel, condomínio, IPTU, reparos |
| Contas da casa | luz, água, gás, internet, celular |
| Mercado | supermercado, feira, açougue, padaria |
| Restaurantes e delivery | refeição fora, lanche, pedido por aplicativo |
| Transporte | combustível, ônibus e metrô, corrida por aplicativo, estacionamento |
| Saúde | plano de saúde, consulta, exame, farmácia |
| Educação | escola, faculdade, curso, material |
| Cuidados pessoais | cabeleireiro, higiene, academia |
| Vestuário | roupas e calçados |
| Lazer | cinema, passeio, viagem, hobby |
| Assinaturas | streaming e serviços cobrados todo mês |
| Presentes e doações | aniversário, datas comemorativas, doação |
| Juros e tarifas | juros, multa, IOF sobre dívida, anuidade, tarifa da conta |
| Outros | o que não cabe em nenhuma, e deve ser pouco |
São 14, para ajustar ao seu jeito. Juros e tarifas ficam à parte porque são despesa, mas não são consumo: misturados ao resto, escondem quanto o banco e o crédito custaram no mês.
Como o orçamento das famílias brasileiras se distribui
Na Pesquisa de Orçamentos Familiares (POF) do IBGE, a mais recente, com coleta de junho de 2017 a julho de 2018, a despesa de consumo das famílias se dividia assim, em média:
| Grupo da POF | Parte da despesa de consumo |
|---|---|
| Habitação | 36,6% |
| Transporte | 18,1% |
| Alimentação | 17,5% |
| Assistência à saúde | 8,0% |
| Educação | 4,7% |
| Vestuário | 4,3% |
| Higiene e cuidados pessoais | 3,6% |
| Despesas diversas | 3,0% |
| Recreação e cultura | 2,6% |
| Serviços pessoais | 1,3% |
| Fumo | 0,5% |
Alimentação, habitação e transporte somam 72,2%, segundo a POF 2017-2018 do IBGE. Leia com três cuidados:
- É a média de famílias muito diferentes. A sua distribuição pode ser outra e estar certa.
- É de 2017-2018. Preços e hábitos mudaram desde então.
- É referência, não meta. Serve para notar uma categoria muito fora do comum e perguntar por quê, não para cortar até o percentual do IBGE.
Os grupos também não batem um a um com uma lista pessoal: habitação inclui as contas da casa, e alimentação junta mercado e comer fora.
Subcategoria: quando vale abrir
Abra quando uma categoria for grande e as partes dela pedirem decisões diferentes. Em Transporte, combustível, corrida por aplicativo e manutenção do carro sobem por motivos distintos, e saber qual subiu muda o que você faz. Se for só curiosidade, não abra. A subcategoria soma na categoria de cima, e três ou quatro por categoria dão conta.
Categorias de receita
Para o que entra, a lista é mais curta: Salário, Trabalho extra, Venda de algo usado e Outras receitas costumam bastar.
Não é receita o dinheiro que entra sem ser renda nova: resgate de investimento (é dinheiro seu voltando), dinheiro vindo de outra conta sua, estorno e reembolso (abatem o gasto da compra original) e empréstimo recebido (é dívida).
O que não é categoria de gasto
Três movimentos tiram dinheiro da conta sem ser gasto. Registre, mas fora das categorias de gasto:
| Movimento | Por que não é gasto |
|---|---|
| Transferência entre contas suas | O dinheiro só mudou de lugar: não é receita nem despesa. |
| Pagamento da fatura do cartão | Quita a dívida com o cartão. As compras da fatura já contaram, cada uma na categoria dela. |
| Aporte em investimento | O dinheiro sai da conta e continua seu, agora investido. Não é consumo. |
Qualquer um deles numa categoria de gasto deixa o mês mais caro do que foi. O caso mais comum é a fatura: somada às compras, conta o mesmo gasto duas vezes. Veja como registrar a fatura do cartão.
Casos difíceis
O mercado que também vende remédio
Classifique pelo que pesou mais. Exemplo: num cupom de R$ 230,00, com R$ 200,00 de comida e R$ 30,00 de remédio, a compra inteira pode ir para Mercado. Se a parte de remédio for grande, registre em duas linhas, uma em cada categoria, e confira que as duas somam o total do cupom.
O Pix para um amigo
Quem define a categoria é o motivo, não o Pix. A sua parte do jantar vai para Restaurantes e delivery; um presente, para Presentes e doações. Empréstimo não é gasto: o dinheiro vai voltar, e quando voltar não é receita.
Se você pagou a conta inteira, abata do gasto o que os outros devolverem. Exemplo: um jantar de R$ 240,00 para quatro, pago por você. Os R$ 180,00 devolvidos abatem o gasto, que fica em R$ 60,00, a sua parte.
A compra no aplicativo de entrega
O mesmo aplicativo entrega lanche, mercado e remédio. Classifique pelo que você comprou, não pelo aplicativo: o lanche em Restaurantes e delivery, a compra do mês em Mercado, o remédio em Saúde. A taxa de entrega acompanha a compra.
Um mês categorizado
Exemplo. Um mês com R$ 5.000,00 de gasto, já sem nada do que não é gasto:
| Categoria | Total | Parte do mês |
|---|---|---|
| Moradia | R$ 1.600,00 | 32,0% |
| Contas da casa | R$ 420,00 | 8,4% |
| Mercado | R$ 950,00 | 19,0% |
| Restaurantes e delivery | R$ 380,00 | 7,6% |
| Transporte | R$ 520,00 | 10,4% |
| Saúde | R$ 410,00 | 8,2% |
| Cuidados pessoais | R$ 120,00 | 2,4% |
| Vestuário | R$ 150,00 | 3,0% |
| Lazer | R$ 250,00 | 5,0% |
| Assinaturas | R$ 90,00 | 1,8% |
| Juros e tarifas | R$ 40,00 | 0,8% |
| Outros | R$ 70,00 | 1,4% |
| Total | R$ 5.000,00 | 100,0% |
Moradia e Contas da casa somam 40,4% e mudam pouco de um mês para o outro (veja gastos fixos e variáveis). Mercado e Restaurantes e delivery somam 26,6%: é ali, e em Lazer, que costuma haver escolha. Outros ficou em 1,4%, sinal de que a lista dá conta. Educação e Presentes e doações não tiveram gasto neste mês.
Ficaram fora, de propósito, o pagamento da fatura, de R$ 1.700,00 (as compras dela já contaram nas categorias, no mês em que foram feitas), R$ 1.000,00 movidos para outra conta da mesma pessoa e R$ 400,00 de aporte num investimento. Contados como gasto, levariam o mês do exemplo a R$ 8.100,00.
Como manter
- Regra por estabelecimento. Decida uma vez onde entra cada lugar frequente (o posto em Transporte, a padaria em Mercado) e siga a regra. Ela evita o erro mais comum: o mesmo gasto em categorias diferentes, conforme o dia. As exceções são o aplicativo de entrega e a loja que vende de tudo.
- Revisão semanal curta. Alguns minutos por semana para classificar o que ficou sem categoria, olhar Outros e conferir se fatura, transferência ou aporte entraram como gasto.
- Outros pequeno. Passou de uma fatia pequena do mês (5% é uma referência razoável)? Veja o que se repete ali e dê categoria própria.
- Lista estável. Mude categorias no começo do mês, para manter a comparação.
Na planilha
Três abas bastam: Categorias, Registro e Resumo.
- Categorias: na coluna A, a partir de A2, a lista fixa: as 14 de gasto, as 4 de receita e três rótulos para o que não é gasto (Transferência, Pagamento de fatura, Aporte). São 21 nomes, de A2 a A22.
- Registro: Data na coluna A, Descrição na B, Categoria na C e Valor na D, sem sinal, um lançamento por linha.
- Validação: selecione de C2 para baixo, abra Dados, Validação de dados, e escolha lista (no Google Planilhas, menu suspenso de um intervalo) com a fonte
=Categorias!$A$2:$A$22, recusando o que estiver fora dela. Ninguém digita "Mercdo" nem cria categoria sem querer. - Resumo: em A2:A15, as 14 categorias de gasto. Em B2,
=SOMASE(Registro!C:C;A2;Registro!D:D), copiada até B15. Em B16,=SOMA(B2:B15), o gasto do mês. Em C2,=B2/$B$16, copiada até C15, em formato de porcentagem.
O total sai do Resumo, e não da coluna Valor, porque o Registro também tem receita e o que não é gasto. A receita usa a mesma fórmula: =SOMASE(Registro!C:C;"Salário";Registro!D:D).
Um mês por arquivo deixa as fórmulas simples: no começo do mês, copie o arquivo e apague os lançamentos. Para guardar todos os meses juntos, use a tabela dinâmica (Inserir, Tabela dinâmica): Categoria nas linhas, soma de Valor nos valores, Data agrupada por mês nas colunas e um filtro que tira a receita e os três rótulos.
Como o MyGepeto faz
O mesmo método, com as contas feitas:
- Categorias suas: de despesa e de receita, criadas por você, com sugestões prontas (Mercado, Restaurantes, Moradia, Contas da casa, Transporte, Saúde, Assinaturas, Salário, Freelance) e subcategorias.
- Regra por estabelecimento: na importação, a sugestão de categoria vem de uma regra sua ("usar esta categoria sempre que este estabelecimento aparecer"), do seu histórico ou do consenso anônimo de outros usuários, e você confirma em lote, por estabelecimento.
- Arquivo do banco: extrato e fatura em OFX, CSV ou Excel, e a fatura também no PDF com texto selecionável. Nada se conecta ao banco: você baixa o arquivo e faz a importação do extrato.
- Em uma frase: você escreve o gasto para o Gepeto, ele propõe o lançamento e você confirma.
- Orçamento por categoria: limite mensal por categoria de despesa, com aviso no sino aos 80% e ao estourar, e aviso de ritmo a partir do dia 8. Só despesa confirmada conta. Veja como fazer um orçamento mensal.
- Para onde foi o dinheiro: gráfico de gasto por categoria a cada mês, relatório com a evolução dos últimos meses e o relatório do mês em CSV, que abre no Excel.